【一つのタスクに集中できないビジネスマン必読】無意識のマルチタスクを辞める5つの方法 ※実体験あり

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一つのことに集中したいけど、別のことが気になって全然集中できない…

こんなお悩みを解決します。

私は一年くらい前までは、「マルチタスク」ができないと一人前のビジネスマンになれない!と思って、マルチタスクを意識しながら仕事をしていました。
ただ、今思うと無駄に仕事を長引かせてしまって、効率が悪い業務をしてしまっていました。

マルチタスクについて調べてみるとわかりますが、様々な弊害があり、脳が疲労し早期のアルツハイマーなどの原因にもなってくるようです。

本記事では実際に私がマルチタスクって実は良くないのでは?と思った理由と実際に起きていた弊害、その解決方法について実体験を交えて書いていきます。

本記事はこんな人にオススメ
・マルチタスクを無意識にしてしまっている
・一つのことに集中するための方法が知りたい

「マルチタスク」をしていたときに起きていた弊害


まず私が「マルチタスク」って弊害なのでは?と感じ始めたのは、いまの職に転職して日常的にマルチタスクを行うようになってからでした。
それまでは不動産の営業職だったため、あまりマルチタスクが必要になる場面はありませんでした。

ただ、転職して事務職になってからは社内調整と社外調整と、部下の育成と…と幅広く仕事を行う必要がでてきました。

世間一般的には「マルチタスク」ができる人材は良しとされ、同時に作業をこなしていたほうが仕事ができるように見えます。
そのためむしろそのときはマルチタスクのレベルをあげていくという目標を掲げました。目標シートにも書いたと思います笑
それから私の「マルチタスク」生活の始まりです。

ただ、「マルチタスク」生活をはじめてしばらく経った後に、一つのことに集中できない自分がいることに気づきました。

例えば
・会議中にも関わらず、メールが気になって返してしまう。その後会議に意識を戻すと話が進んでしまっていて聞いていなかったとは言い出せず、フラストレーションがたまる
・社内チャットが気になって、商談中にチャットを見てしまう
・Twitterやラインなどで書きかけのメッセージが散見される

マルチタスクをすることによって、意識がいろんなところに向いてしまい一つのことに集中ができなくなってしまいました。
さすがに「まずい」と思い、意識をしながらマルチタスク生活からの脱却を決意しました。

「マルチタスク」をやめるための3つのステップ

STEP1:無意識のマルチタスクを意識して辞める

まず生活の一部になってしまっていたマルチタスクを辞めるために、「ながら作業」を意識して辞めるようにしました。
具体的には以下のような作業を辞めました。

 

・TVを見ながら、携帯を見る
・読書をしている最中にも関わらず、通知がきたらTwitterを見る
・記事を書いている最中にも関わらず、メールを見る

 

これらのことは自分で意識せずに行っています。
まずはこれらの「生活の一部」を意識して辞めることにしました。

TVを見ながらの携帯などは気づいたらしてしまっているので、妻にやっていたら止めるようお願いしたりして周りの人にも協力を求めました。

 

これらの生活と同様に仕事の分野でもマルチタスクをやめていきました。

 

・会議中はPCでのメモではなく、ノートにメモをとるようにして強制的にメールを見ないようにする
・ウィンドウを無駄に開かず、ブラウザのウィンドウは一つまでにしてタブで移動するようにする
・集中したいときは社内チャットが見れない旨を連絡しておく

 

これらのようにファーストステップとして、徹底的にマルチタスクを減らすために習慣を変えていきました。

STEP2:視界に入るものを極力減らす

これは机の上になにもないようにして意識がそちらに向かないようにという意味もそうですが、PCの中のデスクトップフォルダや探しものをするときのウィンドウ、アプリなどを無駄に開かないようにしました。

 

当時使っていたアプリでは、そのアプリ内で他のアプリを起動できるツールでした。
一年前までは好んで使っていましたが、いまはあえて使わないようにしています。
そうすることで、アプリを立ち上げるのが面倒になり次第に開く回数が減っていきました。

 

クリックするだけでメールやTwitterが見れてしまうと、ついつい目が奪われてしまいます。
ビジネスチャットを返すだけなのにも関わらず、Twitterの通知がきてしまって開く・・・とかですね。

できる限りそのときに利用しないものは排除していきました。

STEP3:タスクを分解して、集中するための作業時間を決める

できる限りタスクを分割して、一つ一つに掛ける時間を決めていました。
恐らくこの記事を見ている方はブロガーさんが多いと思いますのでざっくばらんにブログで説明していきます。

 

キーワード選定:○○分
記事構成:○○分
本文執筆:○○分
文字装飾・画像挿入:○○分
予備時間:○○分

 

ここで注意するポイントは、完成度にこだわりすぎない。ことです。
全く枠組みができていないといけないですが、だいたい70%〜80%できていたらOKとして、次のフェーズに進めます。
始めはうまくいかないですが、徐々に自分なりのタイムスケジュールが掴めてきます。

 

フェーズごとに時間を決めて進めた後に、間に合わなかったとしても最後の予備の時間で足りなかった部分を補填するようにします。(※予備の時間はあまり多くしすぎないこと。)

 

よく習慣化の記事で書かれていますが、「小さな成功」を重ねていくことで人は習慣化を達成できるようになると思います。そのためにも無理がないタイムスケジュール建てが必要となってきます。

 

集中するための時間の計測にはtogglがオススメです。
シンプルな機能しかついていないので、作業の邪魔をしなくて気に入っています。

もし「マルチタスク」せざるを得ない状況に陥ったら…?

やらなければいけないことは一旦タスク管理アプリへ

緊急時のタスク以外はまず自分が管理しているタスクアプリに突っ込みます。

このときには締め切りなども入れずにとりあえずタスク作成しておきます。

まずはタスクのグループ化、その後になにをするかの優先順位付け

タスク整理の時間をとってできたタスクをグループ化して、似ている内容であれば一気にこなせるようにしておきます。
「お客様対応」であれば、時間を決めて一気にメール対応や電話対応などタスクを消化します。

 

そうすることで無駄に右往左往することがなく、タスクを完遂できます。
この「グループ分け」が肝です。できる限り画面遷移や他の作業が目に入らないように進めましょう。

【ブログ初心者必見】マルチタスクを辞めて、一つの業務に集中する方法 ※実体験あり まとめ

結果として、無理やりにでもタスクを一つ(シングルタスク)しかしない状況にすると、パフォーマンスが上昇しました。
記事を書くにも、DMを作るにもかける時間が半分くらいに減った実績があります。

 

最近集中が続かないなぁ…と思っている方はもしかしたら無意識のマルチタスクにとらわれているかもしれません。
そんな方はまずは下記のSTEP3を試してみてください。

 

STEP1:無意識のマルチタスクを意識して辞める
STEP2:視界に入るものを極力減らす
STEP3:タスクを分解して、集中するための作業時間を決める

今回は以上です。最後までお読みいただきありがとうございました。

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